【総務の仕事とは】多忙でもやりがいがあり転職におすすめの職業!

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私は現在、総務の仕事に従事しています。

総務という職業ですが、どういった職業なのか、どんなスキルが身につくのかなど、総務の仕事について書いてみたいと思います。

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総務の仕事とは

総務は会社の何でも屋

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総務は会社の何でも屋、といっても過言ではありません。

例えば、会社の備品の調達から、パソコンやエアコン等が故障した時の対応、製品の発送に間に合わなければ県外の取引先まで納品など、不測の事態にも対処します。

また、色んな部署に関わっているので、その分仕事量も多くなりますね。

残業は多め

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総務によって違いはあるんでしょうが、私の勤めている会社の総務は残業は多いほうだと思います。

私の場合は、日中は現場での業務が多く、定時の17時以降に事務所に戻ってきて、1日の溜まっている事務作業をこなします。

定時以降に事務所に戻ってくる時点で、すでに残業確定ですからね(笑)

残業時間は日によって違いますが、大体毎日平均2時間程度は残業しています。

様々な業務を兼任

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総務は様々な業務を兼任しています。

例えば、企業によっては経理と人事などを兼任している総務の方もいるでしょう。

私の勤めている会社では、総務は大きく分けて

  • 現場作業
  • 経理
  • 人事
  • 事務

を兼任しています。

もちろん、総務一人ではこなしきれない仕事量なので、私とパート2人で仕事を捌いています。

私は総務責任者なので、他の二人の社員の管理と、現場作業、ちょっとした人事、事務作業に携わっていますが、業務が多すぎて消化しきれないこともしばしば・・・

関連記事:正社員とパートの責任の違い

とにかく多忙

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総務はとにかく忙しいです!

例えば、事務作業をしていたとして、納期の問合せの電話がかかってきて現場に行って担当者に確認しているところに、他の現場作業者から、材料を発注しといてなどの仕事を頼まれることも。

このように、一気に仕事を頼まれることもあるので、やることが多く時間があっという間に過ぎていき、気付いたらもう終業時間!?なんてことも多々あります。

まぁ、暇で時間を持て余すよりは、忙しくて時間が経つのを忘れる位の方が、仕事をしている感があっていいですけどね(笑)

総務未経験者でもできる

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総務未経験者でも、総務は務まります。

斯く言う私も、総務未経験者でした。

そもそも、私は総務として入社したわけではなく、事務として入社したんですが、知らない間に総務にコンバートされていました(笑)

もちろん、わからないことや勉強することも多々ありますが、事務を経験されていた方なら、特に大きな問題もなく総務の仕事をこなすことができるかと思います。

また、私の勤めている会社のように、総務や事務の経験がなくてもでも応募可の求人もあるので、未経験から総務をやってみたいと言う方は、未経験応募可の求人を探してみるといいかもしれませんね。

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総務の仕事で身につくスキル

専門的なスキル

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私の勤めている会社は、製造業で図面を見て機械を動かし、加工をするという仕事をやっています。

では、加工に携わる現場の従業員だけが図面が読めればいいかというと、そういうわけではなく総務も図面が読めなければいけません。

というのも、客先から配布された図面で寸法が漏れている箇所、わからない箇所があって加工ができないと言った場合に、図面のわからない箇所を客先に問合せをするのは総務の仕事です。

この時に、図面が読めなければ客先と話もできませんよね。

このように、総務であっても自分の勤めている会社の専門的なスキルを身につけなければ、仕事になりません。

なので、これに関しては身につくスキルというよりは、身につけなければならないスキルですね。

交渉力

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恥ずかしながら、私の勤めている会社は残業をしても納期が遅れ気味です・・・

納期が遅れだすと、もちろん客先から納期の問合せの電話がかかってきます。

この時の応対によって、納期を延ばしてもらえるかどうかが決まります。

例えば、A社から納期の問合せの電話がかかってきたとして

「すみません。他社向けの製品の加工が遅れていて、まだ加工が終わっていません」

この応対では、A社から

「他社の製品のことなんてどうでもいいから、我が社の製品の加工を優先で進めてくれ!」

と言われかねません。

納期の問合せのシーンだけではなく、どうすれば会社にとって都合がいいように物事が運ぶかを考えることで、交渉力が培われていきます。

そもそも、納期は遅れてはいけませんが(笑)

関連記事:残業時間を削減するには

コミュニケーション能力

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電話応対や他の部署とのやりとりがあるため、総務という仕事にコミュニケーション能力は必要不可欠です。

メールやFAXやなどで、客先から製作依頼がきた場合に担当者に内容を伝えて、製作の可否や製作するにあたっての不明点や納期を担当者から聞き、客先に返事をする。

この一連の流れをスムーズに行うには、コミュニケーション能力の高さが求められます。

総務という仕事は、仕事柄社内外の人間とのやりとりをするシーンが多いため、人見知りであろうとも必然的にコミュニケーション能力が身につきます。

気遣い・思いやり

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総務をしていると、他の部署の従業員が仕事をするにあたり、自分が多少しんどくても、こうしたほうが仕事が捗るだろうなといった、気遣いや思いやりが身につきます。

総務にとってその気遣いや思いやりこそが一番大切で、それによって会社全体の仕事を円滑にし、他の部署の社員から感謝されるやりがいのある職業です。

総務の仕事 まとめ

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総務の仕事といっても、企業によって違い業務内容も多岐にわたります。

しかし、どこの企業の総務にも総じて言えることは、総務にとって気遣いや思いやりこそが一番大事だということ。

そういうことが、学ばずともできる方は総務に向いているのかもしれませんね。

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