【総務の仕事内容一覧】人事から事務仕事まで様々な業務を兼任!

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以前、総務の仕事とはということで、総務がどういうものなのか、どういうスキルが身につくのかなどを紹介しました。

今回は、総務が具体的にどういった仕事をしているのか、総務の仕事内容について書いていきたいと思います。

関連記事:総務の仕事とは

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総務の仕事内容一覧

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総務と一括りにしても、前にも書きましたが総務の仕事内容は企業にって異なります。

なので、総務として働いている私の業務を基に紹介します。

事務仕事

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事務仕事に関しては、多岐にわたるため小分けにして、書いていきたいと思います。

生産管理システム管理

事務仕事の大半は、生産管理ソフトを使用して業務を行います。

総務は、この生産管理ソフトの使用に際し、予期せぬトラブルが発生した場合や、現場でも生産管理ソフトを使用しているため、現場から生産管理ソフトの使い方がわからないなどの報告を受けた場合、至急トラブルに対処しなければなりません。

事務側も現場側もスムーズに業務を遂行するためには、生産管理システムの管理は不可欠です。

見積書作成~入金処理まで

総務は、生産管理ソフトを使用して

  • 見積書作成
  • 受注入力
  • 納品処理
  • 請求処理
  • 入金処理
  • 発注
  • 仕入処理
  • etc・・・

を、行います。

中でも、取引先から発行される注文書に記載されている情報を入力する受注入力は、注文書が入ってきたら都度入力しなければならない上に、注文書が膨大な量なため、事務作業の中では一番時間がかかる作業です。

日報集計・作表

日々の日報の集計はもちろん、時には社長からこんなデータが取れないかと依頼されることもあります。

その場合、必要な情報を集計し、エクセルなどで表を作ることもあります。

図面管理

品物を作るにあたって、図面が必要になるんですが、この図面の管理も総務の仕事です。

図面が改正された場合、最新の図面に差し替えて、旧図は廃棄・返却など適切な処置をとらないと、旧図で部品を製作してしまったりと不適合発生につながるため、図面は間違いがないようしっかり管理する必要があります。

電話応対

客先から問い合わせがきたり、逆に客先に問い合わせをする場合など、会社の窓口である総務が応対します。

なので、社長よりも総務の私に電話がかかってくることのほうが多いし、電話をかける回数もかなり多いです。

FAX・メール管理

注文書や、見積、納期の問い合わせなどは、FAX・メールで送られてくるため、頻繁にFAX・メールを確認します。

なにかの案件を受信していれば、即座に対応する必要があるため、頻繁にその時とりかかっている仕事が中断されます・・・

購買・発注業務

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現場で使用する工具や、品物を製作するための材料の購入など、購買業務も総務の仕事のひとつです。

適切な時に、適切なものを、適切な量を発注しないといけないため、購買・発注業務も毎日行う仕事になります。

納期管理・納品業務

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納品業務をスムーズに行うためには、納期管理は不可欠です。

生産管理ソフトを使用して、製品の納期を把握し、納期に間に合いそうにないものは、事前に客先へ連絡を入れて納期遅延クレーム低減に努めます。

納品業務は、なんでもかんでも納品したらいいというわけではなく、特に県外企業に納品する場合、輸送コストを考えて、納品できそうな品物を取りまとめて出荷するということも考えなくてはいけません。

材料・製品在庫管理

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現在、材料や製品の在庫がどれくらいあるのかを把握して、在庫使用の可否を決定します。

在庫の数量は、間違いなく管理する必要があるので、定期的な棚卸業務は欠かせません。

ISO9001関連業務

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ISO9001関連業務として、総務には書類の管理の業務が割り当てられています。

マニュアルの内容が変わった場合は、修正して最新版のマニュアルを配布し、保管しなくてはならないものなどは、適切な場所にすぐ使用できるように保管します。

関連記事:ISO9001取得によるメリットとデメリット

人事業務

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総務によって、求職者の採用の可否が決めれるわけではありませんが、社長の代わりに、就職説明会に参加して参加者に会社の説明をしたりと、間接的に人事の仕事をすることもあります。

補助金関連業務

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補助金の申請が通れば、どういう用途に補助金を使用したのか、補助金を使用して導入したものによってどのような成果があがったのかなど、補助金が下りるまで様々な書類を提出する必要があり、この書類の作成も総務である私が受け持っています。

総務の仕事内容一覧 まとめ

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こんな感じで、総務は様々な仕事を兼任しています。

もちろん、会社によって総務の役割が違うので、仕事内容は今回紹介した限りではありません。

兼任している業務が多く仕事量も多いですが、その分いろんなことに携われて、いろいろな勉強ができるので、そういう面では総務はいい仕事だなと思います。

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